Coordinateur administratif(ve) (H/F)
Service : Secrétariat / Accueil
Rattachement hiérarchique : Directeur de Cabinet
Rattachement fonctionnel : Coordinateur technique
Lieu de travail : Grenoble
Type de contrat : CDI
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1. Mission principale
Assurer la gestion administrative quotidienne du cabinet de diagnostic et contribuer à son bon fonctionnement en garantissant la qualité de l’accueil, la fiabilité du suivi administratif et la coordination entre les techniciens, les clients et les partenaires. Encadrement de personnels administratifs et élaboration et mise en œuvre d’une démarche d’optimisation et d’amélioration continue des processus de gestion.
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2. Activités et responsabilités principales
Accueil et relation client
• Accueillir les clients (physiquement et par téléphone) et assurer le premier niveau d’information.
• Gérer la réception, la transmission et le suivi des demandes (mail, téléphone, site web).
• Planifier les rendez-vous et interventions des diagnostiqueurs selon les disponibilités et les priorités.
• Rédiger et envoyer les devis, relancer les clients si nécessaire.

Gestion administrative
• Assurer la rédaction, la mise en forme et la gestion des documents administratifs (rapports, attestations, courriers, factures, etc.).
• Suivre les dossiers clients depuis la demande jusqu’à la facturation et l’archivage.
• Mettre à jour la base de données clients et les tableaux de suivi d’activité.
• Gérer les fournitures de bureau et le classement administratif.
• Animation des réseaux sociaux

Comptabilité et suivi financier (en appui)
• Préparer les éléments pour la comptabilité (bons de commande, factures, règlements, relances).
• Effectuer un suivi des paiements et des relances clients.
• Assurer la liaison avec le cabinet comptable.

Support à l’équipe technique
• Coordonner les plannings des diagnostiqueurs.
• Suivre les transmissions de rapports et vérifier la conformité des dossiers.
• Aider à la gestion des certifications, formations et renouvellements administratifs.

Management d’équipe
• Organiser le planning et l’activité administrative d’une à deux secrétaires
• Contrôler les tâches administratives réalisées
• Evaluer et objectiver les collaborateurs(trices)
• Animer les réunions d’équipe
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3. Compétences et qualités requises
Compétences techniques
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, logiciels de gestion).
• Bonne connaissance des procédures administratives et de la facturation.
• Connaissance du secteur du diagnostic immobilier très appréciée.
• Maitrise des réseaux sociaux appréciée.

Savoir-faire
• Gestion des priorités.
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Capacité à fédérer une équipe et à l’accompagner

Savoir-être
• Curiosité intellectuelle
• Sens du service et de la communication.
• Dynamisme, rigueur, organisation et réactivité.
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.

Formation et expérience
• Formation souhaitée : Bac+3 minimum ou expérience confirmée (secrétariat, gestion administrative, assistanat).
• Expérience : 3 à 5 ans minimum sur un poste similaire, idéalement dans le secteur du diagnostic immobilier, de l’immobilier ou du bâtiment.
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4. Conditions de travail
• Temps plein
• Rémunération : selon profil et expérience. A partir de 25 k€ brut.
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5. Avantages
• 1 jour de télétravail, sous réserve d’autonomie sur poste
• Primes
• Participation à la complémentaire santé
• Perspectives d’évolution de carrière

Pour candidater, veuillez envoyer lettre de motivation + CV